1、有中央和地方文件规定。中共中央组织部、国家人事部联合下发的《流动人员人事档案管理暂行规定》和广西区人事厅下发的《人事代理暂行办法》对此均有明确规定。

2、流动人员人事档案管理不同于物品的寄存，其本质是人事关系的管理，是对人员的间接管理。管理机构必须承担身份认定、档案工资记载、出国政审、职称评定、合同鉴证、社会保障等与存档人员切身利益密切相关的各项义务，同时要负责档案材料的收集、整理、鉴别、保管。这些职能如不经政府人事部门授权是不具备法律和行政效力的。

3、干部人事档案相当一部分属于国家机密，管理流动人员人事档案要受档案法、保密法的制约，这就决定了不是任何机构都可以管理的。
管理人事档案的原则是集中统一、归口管理。对管理机构的物质条件和人员条件有特殊的要求，不是任何机构都可以达到规定要求的。

4、管理人事档案必须全面、及时地了解历史的、现行的干部人事政策，这一要求除政府人事部门所属机构外，其他机构一般无法达到。